MANAJEMEN PERSONALIA

Pengertian Manajemen Personalia

            Manajemen personalia adalah suatu perencanaan, pembagian kompensasi, penginterprestasian, pengembangan,  serta pemeliharaan tenaga kerja dengan maksud untuk dapat membantu tercapainya suatu tujuan perusahaan, individu dan juga masyarakat (Ranupandojo serta  Husnan, 2002).

Menurut Manullang (2001) menyatakan bahwa manajeman personalia adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara memberikan suatu fasilitas untuk perkembangan, pekerjaan dan juga rasa partisipasi pekerjaan didalam suatu kegiatan atau aktivitas.

Manajemen personalia adalah suatu ilmu seni untuk dapat melaksanakan antara lain perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, sehingga dapat efektivitas serta juga efisiensi personalia dapat ditingkatkan semaksimal mungkin didalam mencapai tujuan (Nitisemito, 1996).

Menurut Prof. Edwin B. Filippo, Manajemen Personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.”

Tujuan Manajemen Personalia

Tujuan dari manajemen personalia berhubungan dengan tujuan perusahaan dengan secara umum. Hal tersebut disebabkan karena manajemen perusahaan itu berusaha untuk dapat menimbulkan efisiensi didalam bidang tenaga kerja ialah sebagai efisiensi keuntungan serta  kontinuitas.

Menurut Manullang (2001), tujuan manajemen personalia terdapat 2(dua) macam, yakni :

1.        Production Minded (efisiensi dan daya guna);

2.        People Minded (Kerja sama).

Oleh karena itu manajemen personalia ini menyangkut suatu usaha untuk dapat menciptakan kondisi yang mana tiap-tiap karyawan itu didorong untuk dapat memberikan sumbangan sebaik mungkin untuk atasanya, dikarenakan tidak bisa mengharapkan efisiensi yang maksimal tanpa adanya kerjasama yang penuh dari para anggotanya.

2.1.3    Fungsi Manajemen Personalia

Fungsi manajemen personalia itu terdiri atas :

·      Perencanaan

Perencanaan tersebut berarti menentukan suatu program personalia yang akan dapat membantu mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan. Tujuan tersebut memerlukan partisipasi aktif dari manajer personalia.

·      Pengorganisasian

Apabila perusahaan sudah menentukan fungsi-fungsi yang harus dijalankan oleh para anggotanya, maka manajer personalia tersebut harus membentuk organisasi dengan cara merancang susunan dari berbagai hubungan diantara jabatan personalia serta faktor-faktor fisik. Organisasi adalah suatu alat untuk mencapai suatu tujuan.

·      Pengarahan

Apabila manajer sudah mempunyai rencana dan sudah mempunyai organisasi untuk melaksanakan rencana tersebut, fungsi selanjutnya adalah mengadakan pengarahan terhadap pekerjaan. Fungsi itu berarti mengusahakan agar karyawan bekerja sama secara efektif.

·      Pengawasan

Pengawasan adalah mengamati  (observasi) dan juga membandingkan pelaksanaan dengan terencana dan juga mengoreksinya jika terjadi suatu penyimpangan. Dengan arti lain pengawasan adalah suatu fungsi yang menyangkut suatu masalah pengaturan berbagai jenis kegiatan atau aktivitas sesui dengan rencana personalia yang sudah dirumuskan sebagi dasar analisis dari tujuan suatu organisasi fundamental.

Fungsi manajemen personalia dengan secara operasionalnya terdiri atas :

1)   Pengadaan adalah menyediakanjumlah tertentu karyawan serta juga jenis keahlian yang diperlukan untuk  dapat mencapai suatu tujuan perusahaan. Tujuan tersebut menyangkut suatu masalah pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, proses seleksi serta juga penempatan kerja.

2)   Pengembangan karyawan yang sudah diperoleh dengan cara pelatihan dengan tujuan untuk dapat mengembagkan ketrampilan karyawan.

3)   Pemberian kompensasi adalah suatu pemberian penghargaan yang adil serta juga layak terhadap para karyawan sesuai dengan sumbangan para anggota karyawan dalam mencapai suatu tujuan perusahaan.

4)   Pengintegrasian adalah sesuatu yang menyangkut penyesuaian keinginan dari tiap-tiap dengan keungan pihak perusahaan serta masyarakat.

5)   Pemeliharaan adalah sesuatu yang mempertahankan serta juga meningkatkan kondisi yang telah ada.

Tugas yang utama dari personalia adalah menyediakan tenaga kerja didalam kualitas serta kuantitas yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian didalam suatu perusahaan.

Hal tersebut berarti bagian personalia tersebut memberikan layanan kepada bagian-bagian lain agar dapat lebih mudah untuk dapat melaksanakan tugasnya.

Menurut Manullang (2001), Bagian personalia tersebut harus melaksanakan tugasnya dengan baik ialah sebagai pelayan bagi bagian-bagian lain didalam suatu perusahaan, maka tugas manajemen personalia tersebut meliputi antara lain:

1)        Membuat anggaran tenaga kerja yang diperlukan;

2)        Membuat job analysis, job description, dan job spesification;

3)        Menentukan dan memberikan sumber-sumber tenaga kerja;

4)        Mengurus dan mengembangkan proses pendidikan dan pendidik;

5)        Mengurus seleksi tenaga kerja

6)        Mengurus soal-soal pemberhentian (pensiun);

7)        Mengurus soal-soal kesejahteraan

   Aktivitas-aktivitas Personalia  

Pencapaian produktivitas tenaga kerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan, harus didukung oleh kegiatan-kegiatan departemen personalia dari suatu perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah :

1.    Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan perencanaan sumber daya manusia ini yaitu menciptakan antara seluruh sinergi perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang tersedia atau dengan perkataan lain, dengan adanya perencanaan sumber daya manusia, maka aktivitas sumber daya manusia akan selalu konsisten dengan arah atau tujuan perusahaan.

Di dalam menyusun perencanaan sumber daya manusia, manajemen perlu membuat analisis lingkungan dan penilaian organisasional. Analisis lingkungan dimaksudkan agar manajemen dapat mengantisipasi adanya perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di waktu mendatang. Pada umumnya, faktor-faktor yang menjadi penyebab adanya perubahan lingkungan tersebut adalah kemajuan teknologi, peraturan pemerintah, ketidakstabilan perekonomian, krisis produktivitas, peningkatan pendidikan karyawan dan adanya redistribusi populasi.

Lingkungan yang dapat memengaruhi ketersediaan tenaga kerja dapat dijelaskan sebagai berikut ( Henry Sinamora, 1995):

a.      Lingkungan Perekonomian

Lingkungan ini dapat memengaruhi tingkat pengeluaran, risiko dan prioritas pembelanjaan. Tingkat inflasi yang tinggi, krisis moneter dapat menyebabkan perusahaan lebih berhati-hati dalam pengeluaran. Disini perusahaan mungkin akan mengurangi dana untuk pelatihan, pendidikan, perbaikan keselamatan tenga kerja atau bahkan untuk pengupahan dan pemberian tunjangan bagi karyawan.

b.      Lingkungan Sosial 

Dalam hal ini, kebiasaan, sub kultur ataupun trend populasi dapat memengaruhi organisasi. Manajer perlu memahami lingkungan sosial di mana perusahaan beroperasi, sebab ini akan berpengaruh terhadap hubungan antara pekerja dengan manajemen. Sikap, nilai sosial dan kepercayaan dapat memengaruhi apa yang diharapkan tenaga kerja pada organisasi.

c.       Lingkungan Politik

Lingkungan ini menyangkut sikap pemerintah terhadap perusahaan, peraturan ketenagakerjaan, dan kesejahteraan sosial. Peraturan pemerintah yang mengharuskan perusahaan memberikan tunjangan kesehatan, penyediaan dana pensiun atau mengasuransikan tenaga kerja akan menyebabkan perusahaan berupaya untuk melaksanakannya.

d.      Lingkungan Hukum

Kemajuan bidang hukum memberi perlindungan bagi para tenga kerja untuk mendapatkan hak dan kewajibannnya secara proporsional. Hukum juga menempatkan tenaga kerja pada posisi yang sama, tidak ada perbedaan, dari level manajer tertinggi sampai karyawan paling bawah.

e.       Lingkungan Pekerja

Lingkungan ini menggambarkan sikap karyawan dan masyarakat terhadap serikat pekerja. Karyawan yang tinggi pendidikannya tinggi akan bereaksi secara negatif terhadap serikat pekerja dibandingkan dengan tenaga kerja yang tingkat pendidikannya rendah.

f.        Lingkungan Teknologi

Di sini, teknologi akan memengaruhi keahlian pekerja yang dibutuhkan serta alat-alat kerja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti misalnya suatu industri perakitan mobil atau pesawat terbang, maka dibutuhkan tenaga kerja dengan keahlian khusus, sehingga ini memengaruhi penarikan, seleksi dan pelatihan karyawan.

2.    Analisis dan Desain Pekerjaan

Analisis dan desain perusahaan disusun dengan maksud untuk meneliti suatu pekerjaan, kondisi dan lingkungan di mana pekerjaan itu dilaksanakan.  Suatu pekerjaan adalah terdiri dari sekumpulan tugas, penugasan, kewajiban dan tanggung jawab.  Analisis pekerjaan merupakan penentuan melalui pengamatan, studi dan informasi yang berkaitan dengan sifat dari suatu pekerjaan tertentu. Jadi dapat disimpulkan bahwa, analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja pokok pada suatu posisi dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Jadi dapat dikatakan bahwa, analisis pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja pokok pada suatu posisi dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut.

Dari sudut pandangan departemen personalia, tujuan penyusunan analisis pekerjaan (analisis jabatan) adalah :

a.       Mengidentifikasi kegiatan yang dikerjakan

b.      Mengevaluasi tempat kerja yang berkaitan dengan pekerjaan

c.       Menentukan syarat – syarat kerja bagi karyawan

d.      Mengidentifikasi informasi tentang prosedur operasional

e.       Menjelaskan batas – batas wewenang dan tanggung jawab

Analisis pekerjaan dapat membantu dalam mengkomunikasikan harapan dari suatu pekerjaan terhadap pemegang jabatan, penyelia maupun teman sejawatnya. Dengan mengobservasi deskripsi pekerjaan yang ada maka, karyawan dapat lebih cepat memepelajari ruang lingkup dan batasan dari tanggung jawab mereka. Analisis pekerjaan dapat memberikan manfaat :

a.       Mempermudah penyusunan karyawan ( staffing )

b.      Memberi masukan dalam pembuatan desain organisasi yang efektif

c.       Memberi dasar perencanaan dan evaluasi kinerja karyawan

d.      Membantu manajemen dalam menentukan perlu tidaknya diadakan program pelatihan kerja bagi karyawan

e.       Memberi dasar untuk seleksi dan promosi karyawannnya

f.       Membantu manajemen dalam mengevaluasi pekerjaan untuk tujuan pemberian kompensasi

Komponen – komponen analisis pekerjaan :

a.      Uraian Pekerjaan ( Job Description )

Uraian jabatan adalah suatu deskripsi tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh seorang karyawan dalam suatu pekerjaan tertentu. Dari analisis jabatan kemudian dijabarkan dalam uraian pekerjaan, jadi tulisan tersebut bersifat deskriptif dan terdiri atas catatan fakta – fakta pekerjaan yang ada dan berkaitan. Jadi deskripsi pekerjaan merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban, tugas dan tanggung jawab pekerjaan. 

Manfaat adanya deskripsi pekerjaan :

1)      Membantu memberi gambaran yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab pekerja

2)      Memudahkan prosedur penarikan dan pelatihan tenaga kerja

3)      Membantu tenaga kerja dalam merencanakan karir mereka

Suatu uraian pekerjaan dapat memuat :

1)      Nama pekerjaan

2)      Ringkasan pekejaan 

3)      Tugas khusus yang harus dilaksanakan

4)      Hubungan antar pekerjaan

5)      Kecakapan karyawan dan alat kerja serta bahan yang akan digunakan

6)      Kondisi kerja

7)      Tanggung jawab yang harus dilaksanakan karyawan

b.      Spesifikasi Pekerjaan ( Job Spesification )

Suatu spesifikasi pekerjaan menjelaskan tentang kecakapan dari seseorang dan ini digunakan sebagai persyaratan untuk mempekerjakan. Jadi deskripsi pekerjaan menentukan apakah pekerjaan tersebut merupakan profil pekerjaan, sedangkan spesifikasi pekerjaan menggambarkan apa yang dituntut oleh pekerjaan dari karyawan. Di sini spesifikasi pekerjaan lebih menekankan pada peralatan fisik, pengetahuan, pengalamn, kemampuan gerak dan fisiologis serta kecerdasan yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab.

c.       Evaluasi Pekerjaan ( Job Evaluation )

Evaluasi pekerjaan merupakan kegiatan memperbandingkan suatu pekerjaan tertentu dengan pekerjaan yang lain untuk menjamin bahwa, pekerjaan tersebut dihargai secara adil.

      Cara yang sering digunakan dalam evaluasi pekerjaan ialah dengan meguraikan pekerjaan tersebut menjadi beberapa bagian yang dapat diidentifikasi dan kemudian memberikan nilai / bobot pada tiap – tiap bagian. Dari setiap pekerjaan dalam perusahaan itu selanjutnya dievalusai menurut komponen – komponen tersebut. Faktor yang dinilai pada umumnya kecakapan, tanggung jawab, inisiatif, kesetiaan / loyalitas, disiplin dan lingkungan kerja.

d.      Desain Pekerjaan ( Job Evaluation )

Desain pekerjaan merupakan proses penentuan tugas – tugas yang akan dilaksanakan, teknik yang akan digunakan untuk melaksanakan tugas tersebut dan bagaimana pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain dalam perusahaan. Jadi, desain pekerjaan berupaya memadukan tugas, fungsi dan hubungan ( isi pekerjaan ), balas jasa ( kompensasi ) dan kualifikasi pekerja yang disyaratkan untuk setiap pekerjaan.

      Teknik desain pekerjaan dapat memengaruhi tingkat spesialisasi dan dimensi psikologis pekerjaan. Dalam hal ini terdapat 4 desain pekerjaan ( Henry Simamora, 1995):

1)      Simplikasi pekerjaan ( job simplification )

Teknik ini mengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Dalam penyederhanaan pekerjaan ini, dimaksudkan agar karyawan yang kurang terlatih, dapat mengerjakan pekerjaan ini dengan baik.

2)      Rotasi pekerjaan ( job rotation )

Di sini karyawan dipindah – pindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan  lain dengan maksud agar menguasai berbagai bidang pekerjaan, mengurangi kebosanan serta membuat karyawan lebih fleksibel dalam menerima berbagai jenis pekerjaaan.

3)      Pemekaran pekerjaan ( job enlargement )

Pemekaran atau perluasan pekerjaan ini merupakan lawan dari simplifikasi pekerjaan. Di sini pekerjaan diperluas sampai tingkat di mana bagian yang berarti diselesaikan oleh seorang karyawan. Karyawan mendapatkan beberapa variasi dalam pekerjaan sehingga diharapkan dapat mengurangi kebosanan.

4)      Pemerkayaan pekerjaan ( job enrichment )

Program ini pada umumnya dapat memberikan lebih banyak otoritas untuk merencanakan pekerjaan bagi pekerja juga memberi kebebasan kepada mereka untuk memutuskan bagaimana pekerjaaan tersebut dikerjakan. Diharapkan dengan pemerkayaan pekerjaan ini, dapat lebih meningkatkan tanggung jawab pekerjaan.

3.    Penarikan Tenaga Kerja ( Recruitment )

Sebelum organisasi melakukan penarikan tenaga kerja, langkah awal adalah meramalkan kebutuhan akan tenaga kerja dalam jangka pendek. Hal ini dapat dilakukan mencari informasi tentang beban pekerjaan ( Work lood ) dan angkatan kerja ( Work force ). Analisis beban pekerjaan ( Work load analysis ) dan analisis angkatan kerja ( Work force analysis ) dapat menentukan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan secara tepat.

Pertama, dilakukan identifikasi jam kerja karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu. Jumlah jam kerja setiap karyawan akan menunjukkan jumlah karyawan yang dibutuhkan. Kemudian dilakukan analisis angkatan kerja yaitu proses penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu agar keseimbangan perusahaan secara normal dapar dipertahankan. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tenaga kerja adalah tingkat absensi dan perputaran tenaga kerja. Tingkat absensi yang tinggi menunjukkan tingginya karyawan yang tidak masuk bekerja.

Perusahaan harus berupaya menekan tingginya tingkat absensi, sebab semakin banyak karyawan yang tidak masuk (meskipun jika mereka tidak masuk juga tidak dibayar), akan menggangu jadwal kerja perusahaan sehingga penyelesaian pekerjaan bisa tertunda dan kualitas produk bisa menurun karena dikerjakan dalam kondisi mengejar target. Perusahaan perlu pula melakukan analisis perputaran karyawan ( labour turn over ) untuk menjamin tersedianya tenaga kerja dalam jumlah yang mencukupi. Perputaran ( turn over ) tenaga kerja adalah aliran karyawan masuk dan aliran keluar perusahaan. Perputaran ini merupakan petunjuk stabilitas karyawan dalam perusahaan. Semkin tinggi perputaran ini, semakin sering terjadi perhantian karyawan. Hal ini akan merugikan perusahaan sebab, perusahaan akan terbebani oleh pengeluaran :

a.       Biaya penarikan karyawan

b.      Biaya pelatihan karyawan

c.       Biaya atas terjadinya kesalahan produksi

d.      Biaya lembur karena lambannnya karyawan baru dalam bekerja

Setelah beberapa faktor tersebut dipertimbangkan, perusahaan dapat melakukan penarikan tenaga kerja. Penarikan tenaga kerja merupakan kegiatan untuk mencari dan menarik calon tenaga kerja dengan motivasi, kemmapuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan. Sumber penarikan tenaga kerja :

a.       Sumber  internal : memberi kesempatan kepada karyawan dari dalam perusahaan untuk mengisi lowongan kerja. 

b.      Sumber eksternal : 

Penarikan karyawan dari eksternal perusahaan dapat dilakukan melalui :

1)      Kantor penempatan tenaga kerja 

2)      Lembaga-lembaga pendidikan

3)      Rekomendasi dari karyawan yang telah bekerja

4)      Surat lamaran yang dikirim langsung ke perusahaan ( Writes-in )

5)      Para pelamar yang datang langsung ke perusahaan ( Walks-in )

6)      Melalui iklan

7)      Agen penempatan tenaga kerja

8)      Serikat pekerja

4.    Seleksi Tenaga Kerja

Apabila proses penarikan telah berhasil menyediakan calon – calon tenaga kerja yang potensial, maka proses seleksi merupakan kegiatan untuk memilih dari sekelompok pelamar itu yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk ditempatkan pada posisi yang memerlukan. Proses seleksi ini dimulai dari ketika pelamar mengirimkan surat lamaran atau datang langsung ke perusahaan dan berakhir pada saat dilakukan keputusan pengangkatan. Berikut adalah jenis tes dalam seleksi tenaga kerja :

a.       Tes Kecerdasan (Intelligence test)

Jenis tes ini paling luas penggunaannya, yaitu untuk mengetahui kemampuan seseorang dalam berpikir secara menyeluruh dan logis.

b.      Tes Bakat (Attitude test)

Dengan tes ini akan dicoba untuk diukur apakah seseorang memiliki kemampuan yang tersembunyi untuk mempelajari sesuatu pekerjaan apabila kepadanya diberikan latihan yang cukup.

c.       Tes Prestasi (Achivement test)

Tes ini mengukur kemampuan peserta pada saat ini. Jadi tes ini menguji seberapa jauh pengetahuan peserta tentang sesuatu hal.

d.      Tes Minat (Interest test)

Dengan test ini diketahui  minat seseorangterhadap pekerjaan atau jabatan tertentu. Jika ia berminat terhadap pekerjaan tertentu, maka ia akan mengerjakannya dengan lebih baik dibandingkan dengan mereka yang kurang berminat.

e.       Tes kepribadian (Personality test)

Kepribadian seseorang sangat menentukan keberhasilan orang tersebut dalam meniti karir atau menyelesaikan tugas – tugasnnya. Tes ini mengamati bagaimana calon pekerja itu berinteraksi, bersikap dan bekerja sama dengan orang lain.

5.    Orientasi Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja

Setelah tenaga kerja diterima atau lulus seleksi, maka tahap selanjutnya tenaga kerja tersebut melakukan orientasi dan induksi. Orientasi merupakan kegiatan untuk mengenalkan tenaga kerja/perusahaan, menyangkut fungsi-fungsi, tugas-tugas dan personil-personilnya. Kemudian setelah itu dilakukan pula tahap induksi. Induksi merupakan aktivitas karyawan baru untuk mempelajari sejarah perusahaan, struktur organisasi, jenis produk yang dihasilkan, peraturan ketenagakerjaan, kompensasi dan tunjangan serta karyawan-karyawan yang terlibat dalam perusahaan. Pada tahap induksi dan orientasi ini antara pengharapan karyawan dengan pengharapan organisasi saling berinteraksi sehingga akan terjadi keselarasan dan akhirnya akan dapat membentuk kepuasan pada masing-masing pihak.

Para manajer semakin sadar akan arti penting pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, hal ini semakin menyadari bahwa organisasi perusahaan tidak dapat lepas dari lingkungannya yang selaluberubah setiap saat. Organisasi perusahaan dapat hidup (survival) dengan menggunakan kesempatan atau mengatasi tantangan dari lingkungan yang kompleks, maka konsekuensinya organisasi perusahaan akan selalu menghadapi perubahan di dalamnya. Secara lebih khusus mereka akan mengadakan investasi agar para anggota organisasi perusahaan (tenaga kerja) dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang selalu terjadi. Oleh karena itu, para manajer akan semakin menyadari bahwa latihan dan pengembangan (untuk menyesuaikan diri dan berkembang) adalah salah satu proses yang berkesinambungan atau kontinyu.

Secara lebih terperinci perubahan-perubahan itu dapat dibedakan menjadi :

a.       Perubahan tujuan organisasi perusahaan

Perubahan tujuan dapat disebabkan oleh lingkungan organisasi yang dengan cepat berubah. Apabila tidak terdapat perubahan (penyesuaian/perkembangan) dalam tujuan maka yang akan terjadi adalah stagnasi atau kemandegan, suatu proses yang bahkan dapat mengarah kepada kematian atau kehancuran.

b.      Perubahan faktor-faktor yang memengaruhi tercapainya tujuan orgnisasi perusahaan.

Berbagai faktor seperti sumber-sumber ekonomi, pelaksanaan fungsi operasi perusahaan, bahkan lingkungan spesifik masing-masing pelaksanaan fungsi tersebut akan menentukan dan memengaruhi tercapainya tujuan perusahaan.

                        Berbagai Perubahan yang terjadi dalam Perusahaan :

1)      Perubahan produksi :

Permintaan akan suatu barang dapat naik atau turun jika disebabkan oleh berbagai faktor seperti pertambahan penduduk, perubahan selera, adanya barang substitusi, mode dan sebagainya.

2)      Perubahan teknologi :

Sehubungan dengan perubahan teknologi, maka proses pembuatan barang-barang dengan mudah akan menjadi kuno (out of date) dan kurang efisien.

3)      Perubahan karyawan

Karyawan baru sebelum dapat melaksanakan tugasnya umumnya harus dilatih agar cepat dapat menyesuaikan diri dengan perubahan.

4)      Perubahan lingkungan organisasi perusahaan :

a)      Undang-undang dan peraturan pemerintah

Khususnya di sini adalah perubahan undang-undang dan peraturan tentang hubungan perburuhan.

b)      Perubahan politik baik nasional maupun internasional. Sebagai contoh, perubahan kebijakan pemerintah, hubungan dengan Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan ASEAN.

Kebutuhan akan Latihan dan Pengembangan :

Tiga taraf kebutuhan akan latihan dan pengembangan dalam organsasi perusahaan :

1)      Kebutuhan dalam taraf organisasi (organizational needs)

Pada taraf ini pengungkapan kebutuhan akan latihan (identification of training needs) akan menyoroti tempat atau organsasi yang sangat membutuhkan latihan dan analisis organisasi sehingga dalam analisi organisasi harus terjawab pertanyaan- pertanyaan pokok, dimanakah latihan sangat diperlukan? atau di bagian/seksi/kelompok jabatan manakah latihan diperlukan?

2)      Kebutuhan pada level jabatan (occupational need )

Untuk mengungkapkan kebutuhan akan latihan pada taraf/level ini digunakan analisis pekerjaan atau analsis jabatan. Dalam analisis jabatan/pekerjaan ini harus dijawab kecakapan, pengetahuan, atau sikap apa yangdibutuhakan untuk menduduki suatu jabatan tertentu sehingga dapat dijalankan berbagai pekerjaan atau tugas dalam jabatan atau job specification

3)      Kebutuhan pada taraf perorangan/individual (individual need )

Untuk mengungkapkan kebutuhan dan latihan pada taraf ini dipergunakan analisis yang disebut assessment atau spesifikasi secara perorangan/individual. Jadi, setelah kebutuhan taraf organisasi dan kebutuhan pada taraf jabatan sudah diperoleh, maka ditentukan siapakah yang akan memerlukan latihan dan dalam hal apa saja.

                        Metode Latihan dan Pengembangan

1)      Dua metode dasar dalam melaksanakan pengembangan karyawan

a)      Latihan (training)

Latihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawan dalam menjalankan suatu pekerjaan.

b)      Pendidikan (education)

Pendidikan adalah kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian karyawan tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya, termasuk peningkatan penguasaan teori dan keterampilan mengambil keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.

2)      Prinsip-prinsip yang digunakan sebagai pedoman dalam melatih karyawan agar latihan dan pengembangan dapat berjalan dengan baik :

a)      Adanya dorongan/motivasi yang jelas bagi peserta latihan (trainee), misalnya persiapan transfer atau promosi.

b)      Adanya laporan kemajuan (progress report)

c)      Adanya ganjaran/pujian (reinforcement)

d)     Adanya peran serta ( participation ) aktif dari para peserta latihan (active participation)

e)      Latihan diberikan bagian demi bagian sesuai dengan prinsip belajar (principles of learning)

f)       Latihan harus mengingat adanay perbedaan individual (individual differences)

g)      Peserta latihan dan pelatih (trainer) yang selektif (mau dan mampu)

h)      Diusahakan metode latihan yang sesuai

Tujuan Pelatihan dan Pengembangan

1)      Memutakhirkan keahlian karyawan dengan adanya kemjuan teknologi

2)      Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru untuk terampil dalam pekerjaan

3)      Membantu memecahkan permasalahan operasional

4)      Mempersiapkan karyawan untuk promosi

5)      Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi

Berbagai Jenis Metode Pelatihan dan Pengembangan

1)      On The Job Training

2)      Apprenticeship (magang)

3)      Rotasi pekerjaan

4)      Off The Job Training

6.    Penilaian Kinerja

Kinerja karyawan adalah tingkat di mana karyawan mencapai persyaratan–persyaratan pekerjaan. Penilaian pekerjaan ini mencakup aspek kualitatif dan kuantitatif dari pelaksanaan pekerjaan.

Manfaat penilaian kinerja ini adalah pertama, memberi informasi yang dapat membantu di dalam keputusan-keputusan yang berkaitan dengan masalah promosi, kenaikan gaji, transfer maupun pemberhentian tenaga kerja. Manfaat kedua adalah dapat digunakan untuk mendorong pengembangan karyawan. Persyaratan untuk melakukan penialaian yang lebih baik. Setiap atasan harus mengetahui tugas dan pekerjaan bawahannya.

                        Sistem penilaian prestasi kerja di antaranya dengan :

a.       Rangking

b.      Perbandingan karyawan dengan karyawan

c.       Grading

d.      Skala Grafis

e.       Check lists

7.    Pemberian Kompensasi

Perusahaan dapat memberi penghargaan kepada karyawan dalam bentuk financial maupun non financial. Penghargaan financial meliputi pemberian gaji/upah, tunjangan, jaminan asuransi, pembagian keuntungan bonus dan pensiun. Sedangkan penghargaan financial meliputi kondisi kerja baik, penghargaan atau prestasi.

Kompensasi dapat memiliki arti berbeda untuk orang yang berlainan, tergantung pada perspektif masing-masing. Sebagai karyawan mengindikasikan kompensasi sebagai imbalan bagi pekerjaan yang telah diselesaikan karyawan tersebut dan karyawan yang lain mungkin menganggap kompensasi sebagai nilai yang dilekatkan perusahaan pada keahlian atau kemampuan karyawan. Dalam hal ini arti kompensasi memmang lebih luas lagi daripada pengertian gaji/upah. Kompensasi dapat diartikan sebagai semua bentuk pengambilan (return) finansial dan tunjangan-tunjangan yang diperoleh karyawan sebagai bagian dari sebuah hubungan kepegawaian. Kompensasi meliputi imbalan moneter (ekstrinsik) dan imbalan intrinsik organisasi (pengakuan, pemberian kesempatan untuk promosi , tantangan kesempatan kerja)

Sedangkan arti upah menurut Edwin B. Flippo, adalah harga untuk jasa – jasa yang telah diberikan oleh seseorang kepada orang lain. Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa upah dapat merupakan pengganti atas jasa yang telah diserahkan oleh pekerja kepad pihak lain atau perusahaan di mana ia bekerja.

Tujuan pemberian kompensasi

a.       Menarik karyawan untuk bekerja

b.      Menahan karyawan agar tidak berpindah pekerjaan

c.       Memberi motivasi kerja

Imbalan Intrinsik dan imbalan Ekstrinsik

Dalam pemberian kompensasi terdapat dua kategori imbalan :

a.       Imbalan intrinsik

Jenis imbalan ini adalah berasal dari individu sendiri. Misalnya, kepuasan pribadi atas keberhasilan menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

b.      Imbalan ekstrinsik

Imbalan ini berasal dari luar yang diberikan kepada tenaga kerja untuk memengaruhi perilaku dan kinerja mereka. Misalnya, upah, bonus, pembagian keuntungan ( finansial ).

8.    Pemeliharaan tenaga kerja

Manajer sebagai motivator harus pandai memberi pengarahan agar kesenjangan tersebut dapat dikurangi atau ditiadakan, sehingga dalam hal ini diperlukan fungsi operasional yaitu mempertahankan karyawan.

Pengertian Mempertahankan Kondisi Karyawan

      Pada dasarnya, fungsi mempertahankan kondisi karyawan tidak hanya berarti mencegah keluarnya karyawan yang telah ditarik/diterima perusahaan, tetapi lebih luas dari itu. Dalam kondisi yang mampu/cakap dan bekerja sama ini perusahaan selayaknyamempertahankan sikap kerja sama dan kecakapan bekerja para karyawan.

      Berdasarkan kondisi yang dimiliki para karyawan, maka kegiatan atau program perusahaan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

a.       Untuk mempertahankan kondisi fisik karyawan bisa disiapkan program keselamatan dan kesehatan kerja.

b.      Untuk mempertahankan sikap kerja sama bisa disiapkan program pelayanan dalam beberapa/berbagai bentuk kegiatan (service program).

Program Keselamatan dan Kesehatan Kerja

      Secara historis, pandangan manusia terhadap keselamatan dan kesehatan kerja berkembang dari yang sederhana ke pandangan yang didasari konsep sistem yang kompleks. Secara terperinci pandangan-pandangan tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Faktor nasib dari para karyawan terkena kecelakaan

Pada masa ini tidak ada upaya rasional untuk mencegah terjadinya kecelakaan jangan sampai berulang.

b.      Faktor lingkungan fisik para karyawan, seperti mesin, gedung, ruangan, peralatan. Pada masa ini upaya preventif lebih diarahkan pada pemasangan fasilitas-fasilitas yang sifatnya melindungi, mengendalikan, dan mencegah terjadinya kecelakaan.

c.       Faktor kelalaian manusia, seperti ceroboh, mengantuk, mabuk atau tidak mampu melaksanakan tugas/pekerjaan.

d.      Faktor ketidak-serasian kombinasi faktor-fakor yang dikelola dalam perusahaan.