MANAGEMENT PT SINARMAS.Tbk

FUNGSI MANAGEMENT PT. SINARMAS.TBK

Latar Belakang

Pengembangan sistem informasi sebuah perusahaan yang berbasis teknologi informasi dibutuhkan untuk mempermudah para praktisi bisnis dalam mengakses sumber daya informasi, baik yang terkait dengan kegiatan internal maupun kegiatan eksternal perusahaan. Era globalisasi saat ini menuntut setiap perusahaan untuk selalu mengikuti perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi dalam sistem pengelolaan bisnisnya, agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam persaingan. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan dalam mengambil keputusan bisnis.

ERP (entreprise Resource Planning) merupakan suatu metode yang menyediakan infrastruktur yang dapat mengintegrasi dari beberapa proses bisnis (fungsional dalam perusahaan). Konsep ERP merupakan konsep pengingtegrasian proses pada setiap line manajemen perusahaan secara transparan dengan tingkat akuntabilitas yang cukup tinggi, dimana ERP merupakan salah satu persayaratan yang mendasar bagi setiap perusahaan untuk dapat memasuki dan bertahan dalam pasar internasional.

PT Sinar Mas Agro Resources and Technology (PT SMART) adalah salah satu anggota grup Sinar Mas yang bergerak dalam bidang perkebunan kelapa sawit sampai dengan memproduksi minyak goreng dan aneka produk turunan lainnya. Sangat menarik melihat bagaimana perusahaan ini mengelola proses bisnis mereka sampai mencapai keberhasilan seperti sekarang. PT SMART sebagai pengelola perkebunan kelapa sawit terbesar di Indonesia tentu saja berhasil bertahan sampai saat ini dengan memanfaatkan sistem informasi. Seluruh proses bisnis yang dijalankan oleh PT SMART ditunjang dengan fasilitas SAP. Modul-modul SAP yang mereka gunakan adalah inventory management, plant maintenance, production, sales and distribution, financial and accounting, budget and control system, dan human resources management. PT SMART tidak menggunakan modul SAP untuk mengatur proses transportasi mereka, namun membangun software sendiri yang disesuaikan langsung dengan kasus transportasi yang ada.

 Profil Perusahaan

PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) adalah salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia, dengan nilai penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada tahun 2010. Aktivitas utama PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) dimulai dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar (TBS) menjadi minyak kelapa sawit (CPO) dan inti sawit (PK), serta pemrosesan CPO menjadi produk industri dan konsumen seperti minyak goreng, margarin dan shortening. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) didirikan tahun 1962 dan terdaftar di Bursa Efek Indonesia sejak tahun 1992. PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) menanam kebun kelapa sawit di Indonesia dengan luas sekitar 138.100 hektar, termasuk plasma. Lima belas pabrik pengolahan yang dimiliki oleh PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) memroses TBS menjadi CPO dan PK, dengan total kapasitas sebesar 3,7 juta ton per tahun. Sebagian CPO diproses lebih lanjut menjadi produk bernilai tambah, baik curah, industri maupun bermerek, melalui pabrik hilir yang dimiliki oleh PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) dengan kapasitas 1,4 juta ton per tahun. Sebagian besar PK juga diproses lebih lanjut di pabrik pengolahan inti sawit dengan kapasitas 444 ribu ton per tahun, menghasilkan minyak inti sawit dan palm kernel meal yang memiliki nilai lebih tinggi.

PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (Perseroan) mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit. Selain minyak curah dan minyak industri, produk turunan PT SMART juga dipasarkan dengan berbagai merek, seperti Filma dan Kunci Mas. Saat ini, merek-merek tersebut diakui kualitasnya dan memiliki pangsa pasar yang signifikan di segmen mereka masing-masing di Indonesia. PT SMART terus mengembangkan keunggulan kompetitifnya dengan meningkatkan kualitas, efisiensi dan kelestarian dari perkebunan kelapa sawit serta fasilitas produksinya. PT SMART mengembangkan praktek-praktek terbaik dalam hal riset dan pengembangan, manajemen kebun, manajemen teknologi informasi yang terdepan, pengadaan bahan baku serta akses ke pasar domestik dan internasional. PT SMART juga memanfaatkan kekuatan strategis manajemen serta keahlian operasional dan finansialnya, untuk menumbuhkembangkan bisnis dan mempertahankan keunggulan operasionalnya.

PT SMART memiliki posisi yang strategis untuk menjadi yang terdepan dalam produksi kelapa sawit lestari dan menciptakan keseimbangan yang berkelanjutan antara pertumbuhan bisnis jangka panjang dan kelestarian lingkungan. PT SMART tidak hanya menuju masa depan cerah bagi perusahaan tetapi juga bagi lingkungan.

Visi Perusahaan:

“We aim to be the best. To become the largest integrated and most profitable palm-based consumer company.”

Misi Perusahaan:

1. 1.      Surpassing the highest standard of quality
2. 2.      Maintaining the highest level of sustainability and integrity empowering society and community
3. 3.      Trend setting innovation and technology achieving maximum value for shareholders

PT SMART memproduksi berbagai produk olahan kelapa sawit, mulai dari minyak goreng sampai margarin. Produk-produk ini dihasilkan dengan mengolah sendiri hasil CPO dari perkebunan mereka. Meskipun persentase produk olahan masih lebih kecil dari CPO yang mereka ekspor, namun PT SMART sudah mampu menjadi industri perkebunan kelapa sawit terbesar di Indonesia.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2005). Enterprise Resource Planning yang dikeluarkan oleh SAP sudah mencakup seluruh sistem informasi untuk perusahaan pada PT SMART, kemudahan penggunaan ini yang membuat SAP digemari oleh banyak perusahaan. Mulai dari pengelolaan order dari pemasok, sampai proses transportasi produk ke konsumen, sudah disediakan oleh SAP. Berikut ruang lingkup sistem ERP pada SAP:

            PT SMART telah menerapkan ERP dalam alur bisnis yang dijalankan. Seluruh fungsi ERP telah diterapkan dengan bantuan mySAP Business Suite. Sebagai perusahaan besar, tentu saja semua bagian dalam perusahaan ini sudah terintegrasi baik, beberapa diantaranya:

a)      Pendukung fungsi logistik perusahaan, terkait dengan aliran barang dari hulu ke hilir.

b)      Pemantauan kinerja setiap perkebunan, untuk saling bersaing meningkatkan produktivitas kebun.

c)      Mempertahankan pasokan CPO dari setiap perkebunan, dengan pengambilan data secara berkala.

d)     Pengendalian persediaan bahan baku dan bahan tambahan dalam pabrik pengolahan.

e)      Pemantauan harga berdasarkan data tahun sebelumnya dan digunakan sebagai acuan harga jual pada periode berikutnya.

f)       Pemantauan hal yang terkait dengan karyawan perusahaan dan kualitas sumberdaya manusia.

 Aplikasi SAP Plant Maintenance Module

Sampai dengan akhir tahun 2010, PT SMART mengelola hampir 50 perkebunan kelapa sawit, dengan jumlah area tertanam sekitar 138.100 hektar, yang terdiri dari dari perkebunan sendiri (disebut “inti”) seluas 108.600 hektar dan perkebunan yang dimiliki para petani (disebut “plasma”) seluas 29.500 hektar. PT SMART juga mengelola lebih dari 300.000 hektar perkebunan kelapa sawit milik perusahaan afiliasinya. Perkebunan kelapa sawit yang dikelola oleh PT SMART terletak di Sumatra dan Kalimantan. Manajemen pengelolaan industri kelapa sawit, mulai dari hulu sampai dengan hilir telah menggunakan sistem manajemen informasi “WAR ROOM”, yang merupakan suatu pusat pengawasan multi fungsi dan pengendalian manajemen yang terpadu. Pada divisi produksinya, PT SMART menggunakan sistem yang memadukan Aplikasi mySAP Business Suite dengan penggunaan SAP Plant Maintenance Module, Sistem Informasi Geografis (GIS), Google Earth, Routers, CCTV, serta koneksi internet dan satelit dalam rangka menyediakan informasi operasional, industri dan pasar secara umum. Sistem yang terdepan ini memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat waktu berdasarkan data yang akurat dan lengkap serta memperoleh informasi yang terinci seolah-olah mereka berada di setiap lokasi perkebunan.

Aplikasi SAP Plant Maintenance Module mampu memberikan solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis. SAP Plant Maintenance Module ini berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

PT SMART juga memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Geografis (GIS) dan Google Earth untuk pengelolaan kebun kelapa sawitnya. GIS dan Google Earth digunakan untuk memonitor dan menentukan lokasi batas wilayah serta untuk mengetahui kondisi areal perkebunan yang luas dari udara. Tampilan areal yang dihasilkan pada Google Earth dapat digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai tutupan lahan yang menunjukkan tingkat pertumbuhan tanaman, areal yang masih kosong, areal konservasi yang tidak boleh ditanami kelapa sawit, dan sebagainya. Dengan pemanfaatan GIS dan Google Earth, pihak manajemen dapat mengambil keputusan dalam rangka pemanfaatan lahan untuk penanaman kelapa sawit dan mengetahui areal yang belum produktif. CCTV yang digunakan oleh PT SMART di perkebunan berfungsi untuk memonitoring keamanan areal perkebunan secara real time dan membantu staff perkebunan untuk cepat tanggap menghadapi permasalahan di areal perkebunan.

Pada aplikasi mySAP Business Suite, pihak manajemen pada PT SMART mampu mendapatkan informasi secara real time terkait dengan data barang berikut kategori dan tipe, jumlah inventory (raw material maupun barang jadi), data harga jual barang berdasarkan perhitungan terhadap HPP/COGS maupun flat, transaksi perpindahan barang antar gudang, transaksi stock opname, transaksi update kuantiti stok di gudang, laporan stok barang di tiap gudang, laporan harga barang berikut HPP/COGS, dan margin keuntungan, laporan pembelian dan penjualan untuk tiap barang.

 Customer Relationship Management (CRM) 

            Customer Relationship Management merupakan salah satu fungsi dalam Marketing Information System (MIS). Customer Relationship Management fokus untuk melayani konsumen sesuai dengan apa yang diinginkannya. Customer Relationship Management PT SMART dilakukan untuk membina dan menjaga hubungan antara pelanggan dengan pihak manajemen. Selain itu, CRM di PT SMART bermanfaat untuk memperoleh informasi yang dapat dibagikan kepada partner bisnis perusahaan. Aplikasi CRM antara lain meliputi kegiatan Marketing and fulfillment dan Customer service and Support.

            PT SMART sendiri sesungguhnya telah menggunakan aplikasi CRM melalui fasilitas yang diberikan SAP. Pada modul sales and distribution, data pelanggan diolah sedemikian rupa sehingga mendapat seluruh perilaku konsumen terhadap pembelian produk. Perusahaan dapat mengetahui produk apa yang sering dibeli oleh konsumen tertentu, bahkan dapat diperkirakan berapa jumlah produk yang akan dibeli. Berbagai identitas konsumen juga tercatat di dalam sistem, dan memudahkan perusahaan untuk menjaga hubungan baik, misal melalui:

1. Pemberian harga rabat ketika sudah dilakukan pembelian produk sejumlah tertentu.
2. Memberikan bundling product pada periode waktu tertentu karena sudah diketahui apa produk yang selalu dibeli bersamaan.
3. Memberikan pelayanan ekstra terhadap pelanggan yang terus membeli dalam volume besar sepanjang periode tertentu.

Aplikasi SAP Human Capital Management

Aplikasi SAP Human Capital Management mampu meningkatkan efisiensi dalam pengaturan karyawan yang berbasis pada kinerja dan talenta yang saling terintegrasi dengan sistem pengelolaan lain yang terstruktur. Aplikasi SAP Human Capital Management mampu membantu Divisi HRD dalam mendapatkan informasi terkait dengan data-data kepegawaian seperti data transaksi absensi, waktu kedatangan dan kepulangan pegawai yang dapat digunakan sebagai dasar pembayaran gajinya, data personal pegawai, serta data yang terkait dengan target kinerja pegawai dan realisasinya.

 Aplikasi SAP Finance and Accounting System

PT SMART juga telah menerapkan penggunaaan aplikasi SAP terkait dengan sistem akuntansi dan keuangan adalah menggunakan SAP modul financial accounting dan budget control system. Setiap transaksi keuangan yang dilakukan oleh PT SMART harus dicatat dalam modul SAP tersebut atas prinsip Double Entry Bookkeeping Concepts serta prinsip dan praktek akuntansi umum yang berlaku di Indoensia. Proses yang dilakukan pada modul financial accounting meliputi dokumen apa yang ada, jenis transaksi yang dilakukan, pengecekan data, permintaan pembayaran (payment request), penyimpanan data, general ledger accounts, costomers, vendors, dan banks. Penggunaan SAP berdasarkan modul financial accounting akan terintegrasi kedalam satu kesatuan yang mendukung sehingga memudahkan manajemen dalam membuat setiap keputusan. Penggunaan SAP dalam sistem akuntansi dan keuangan membantu PT SMART menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efektif dan efisien karena dapat:

1. Mengurangi penyimpanan dan masalah waktu yang disebabkan oleh setiap transaksi
2. Membuat master data menjadi lebih mudah untuk dikelola dan agar tetap up to date
3. Memungkinkan data untuk diakses dikemudian hari dengan lebih mudah

 Supply Chain Management (SCM)

Pengelola perkebunan harus memiliki pabrik pengolahan kelapa sawit, yaitu sebuah pabrik yang mengolah tandan buah segar (TBS) menjadi crude palm oil (CPO). Jadi barang setengah jadi yang diserahkan pada PT SMART adalah berbentuk CPO. Tidak hanya itu, selain bisa diolah menjadi CPO, kernel dari kelapa sawit dapat diolah menjadi PKO dan kemudian dijual kembali pada pihak luar. Berbagai modul SAP yang digunakan PT SMART untuk menunjang SCM mereka, adalah modul inventory management dan production planning. Beberapa proses yang dilakukan modul tersebut adalah: Inventory Management and Physical Inventory dan Production Planning and Control.

Penggunaan modul-modul ini membantu PT SMART untuk mengelola aliran material dari hulu sampai hilir, baik itu dari pemasok ke dalam pabrik, atau dari pabrik ke distributor. Proses distribusi produk pada PT SMART juga menggunakan fasilitas modul SAP yaitu pada modul sales and distribution. Modul ini fokus untuk mengelola rantai pasok downstream. Mengatur proses distribusi dan penjualan produk, termasuk forecast penjualan, perencanaan pengiriman produk, serta menjadwalkan kapan produk harus tersedia di gudang. PT SMART tidak menggunakan modul SAP untuk mengatur transportasi produk mereka, pihak manajemen memandang bahwa proses transportasi pada perusahaan ini belum terlalu kompleks, sehingga tidak menuntut kebutuhan pengontrol pengiriman yang disediakan oleh SAP.

Manfaat implementasi mySAP Business Suite

Manfaat dari implementasi mySAP Business Suite antara lain: Pertama, telah terjadi peningkatan pengelolaan data secara signifikan terutama dalam hal akurasi dan kecepatan. Kedua, tingkat persediaan menjadi lebih terkontrol. Pada masing-masing lokasi, tingkat persediaan berada dalam tingkat yang aman, 60% dari persediaan perusahaanya adalah pupuk yang harus selalu dipastikan bahwa setiap unit produksi telah mendapatkan cukup pupuk. Keterlambatan dalam pemakaian pupuk akan berdampak pada produktivitas pohon kelapa sawit. Ketiga, untuk memaksimalkan efisiensi dari setiap unit operasi, PT SMART menjalankan operasional perusahaan dengan mengadakan kompetisi antar unit di dalam perusahaan. Setiap unit didorong untuk berani berkompetisi guna mendapatkan hasil produksi terbanyak setiap hektarnya dengan menggunakan jumlah pupuk minimal serta  meminimalkan risiko kehilangan minyak dalam proses produksi. Indikator kinerja masing-masing telah dibuat mudah dengan sistem SAP. Ternyata kompetisi antar unit telah meningkatkan efektifitas operasional sekaligus mampu meningkatkan efisiensi perusahaan. Pada saat yang bersamaan, ERP SAP juga memungkinkan manajemen PT SMART mengidentifikasi kinerja area mana yang dapat ditingkatkan lebih lanjut guna menghasilkan efisiensi yang paling tinggi. Keempat, tim audit dapat mempersiapkan tim dengan lebih baik sebelum menuju lokasi yang akan diaudit. Melalui aplikasi SAP ini, tim audit dapat mengetahui secara spesifik data yang dibutuhkan, dengan memberikan tanda merah, kuning dan hijau untuk mengindikasikan masing-masing unit produksi sehingga manajemen dapat lebih fokus berkonsentrasi pada unit produksi yang berwarna merah dan kuning. Sementara untuk yang berwarna hijau, tidak perlu memberikan tindakan segera. Kelima, sistem SAP PT SMART mengintegrasikan secara ringkas seluruh sistem perusahaan, sehingga manajemen puncak mempunyai kapabilitas untuk memonitor kinerja secara konstan dari pabrik minyak kelapa sawit yang ada.

Di masa yang akan datang perusahaan PT SMART yang mengelola perkebunan 300 ribu m² ini berencana memperluas pabriknya dan secara berkesinambungan berupaya untuk memaksimalkan manfaat implementasi SAP, karena sistem SAP telah membantu perusahaan untuk melakukan kontrol di seluruh operasional perusahaan yang tersebar di berbagai lokasi dan menjaga skala ekonomi perusahaan. Implementasi sistem SAP berlaku sejak tahun 1998, PT SMART bermitra dengan Price Waterhouse, dalam hal ini tim PT SMART mengerjakan proses bisnis, sedangkan pihak PriceWaterhouse melakukan konfigurasi sistem SAP-nya. Implementasi SAP bagi PT SMART merupakan tantangan besar mengingat PT SMART merupakan perusahaan perkebunan pertama yang mengimplementasikan sistem SAP ini untuk sistem perkebunan.

SUMBER:http://rizky48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/09/25/penerepan-erp-enterprise-resource-planning-di-pt-sinar-mas-agro-resources-and-technology-tbk/